CRM gratuito: o que dá para fazer de graça vendendo pelo WhatsApp

CRM (do inglês Customer Relationship Management, gestão do relacionamento com o cliente) é a lista dos seus clientes com o histórico de cada um, a etapa em que a venda está e o próximo passo. Um CRM gratuito resolve o básico para quem vende pelo WhatsApp: ninguém fica esquecido, cada cliente tem uma ficha e você sabe quem precisa de retorno hoje. Em outubro de 2026, HubSpot, Zoho CRM, RD Station CRM, Bitrix24 e Bigin tinham plano grátis, cada um com limite de usuários, de contatos ou de recursos. Nos planos grátis conferidos, a integração com o WhatsApp não existe ou fica nos planos pagos, com uma exceção: a extensão do RD Station para o WhatsApp Web, no computador.

Dá também para começar com custo zero sem programa nenhum: uma planilha e as etiquetas do WhatsApp Business. O problema de qualquer CRM, pago ou grátis, não é o preço. É que alguém precisa passar a conversa do WhatsApp para dentro dele, e essa é a primeira tarefa que fica para amanhã. Abaixo estão os planos grátis com os limites conferidos nas páginas oficiais, as pegadinhas, o passo a passo do CRM de custo zero e o que fazer para o CRM não morrer desatualizado.

O que é CRM, na prática, para quem vende pelo WhatsApp?

É o caderno de clientes que não se perde. Para um negócio pequeno, um CRM bom responde, em segundos, cinco perguntas:

1. Quem me chamou? Nome e telefone de cada pessoa interessada.
2. De onde veio? Anúncio, indicação, Instagram, cliente antigo.
3. O que quer? O serviço, o produto, o prazo.
4. Em que pé está? Pediu preço, recebeu o orçamento, está pensando, fechou, desistiu.
5. Qual o próximo passo, e quando? "Ligar quinta às 18h", "mandar a proposta amanhã".

Se você consegue responder isso para todos os clientes da semana sem rolar o WhatsApp, você já tem um CRM, mesmo que seja uma planilha. Se não consegue, o problema não é falta de programa: é falta de registro.

E esse é o retrato do pequeno negócio brasileiro. Para 82% dos donos de pequenos negócios, o WhatsApp é o principal canal de comunicação e de vendas, segundo a 12ª Pesquisa Pulso dos Pequenos Negócios, do Sebrae, feita com mais de 8,2 mil empreendedores em fevereiro e março de 2026 (Agência Sebrae). Já o CRM quase não aparece: na Pesquisa Serviço 2025, também do Sebrae, com mais de 1.300 pequenos negócios de serviço, a importância do CRM não foi apontada nem por 10% dos pesquisados: na média, 6%, e no Sudeste, 2%. O Sebrae registrou ainda a "ausência de registros históricos" no atendimento (Agência Sebrae, outubro de 2025).

Uma empreendedora ouvida nessa pesquisa resumiu o jeito de vender de muita gente: o cliente fala com ela no WhatsApp, ela manda um vídeo, ele comenta e o negócio fecha ali mesmo, sem burocracia. Funciona até o dia em que são trinta conversas abertas e ninguém lembra quem pediu orçamento na terça.

O que um CRM gratuito resolve?

O que ele resolve é organização. Num plano grátis você costuma ter:

• a ficha de cada contato, com nome, telefone, e-mail e anotações;
• o funil de vendas, que é a sequência de etapas da venda (novo, orçamento enviado, negociando, fechou) mostrada em colunas, com cada cliente num cartão que você arrasta de uma coluna para outra;
• tarefas e lembretes, para o retorno não depender da sua memória;
• o histórico do que foi feito com cada cliente.

O que ele quase nunca resolve, no plano grátis, é a parte que mais toma tempo de quem vende pelo WhatsApp: trazer a conversa para dentro do CRM. Isso fica com você, digitando.

Quais CRMs têm plano gratuito em 2026?

Conferi as páginas oficiais em outubro de 2026. Preço e limite mudam, então confira de novo antes de decidir.

E dois caminhos que parecem grátis, mas não são bem assim:

• Pipedrive: teste grátis de 14 dias; depois, o plano mais barato custa US$ 14 por usuário por mês no pagamento anual (página de preços).
• CRMs de código aberto: o programa é grátis para baixar, mas alguém precisa instalar num servidor, pagar a hospedagem e manter. Em outubro de 2026, num site de freelancers, alguém publicou um pedido para instalar um CRM integrado ao WhatsApp, com inteligência artificial, no próprio servidor, com orçamento máximo de R$ 120 (Workana, 2026). O pedido exigia experiência com Docker e banco de dados, palavras que dizem muito sobre o "grátis" desse caminho para quem não é da área.

As pegadinhas do plano grátis

Ler a tabela com atenção poupa uma mudança de sistema daqui a seis meses.

Teste não é plano grátis. Teste acaba numa data; plano grátis continua enquanto você ficar dentro do limite. A HubSpot, por exemplo, escreve na página do CRM que o plano é gratuito "e não tem data de validade". O Pipedrive oferece 14 dias.

Conte as pessoas, não só os contatos. Se você e a recepcionista atendem o mesmo WhatsApp, são dois usuários. O Bigin grátis é de um usuário só; a HubSpot, de dois; a Zoho, de três; o RD Station, de quatro.

"Registro" pode ser mais do que contato. No Bigin, o limite de 500 registros conta cada contato, cada atividade e cada nota (página de preços do Bigin). Quem anota muito em cada cliente chega ao limite com bem menos de 500 clientes.

Veja quanto dá para tirar de lá. No RD Station CRM grátis, exportar negociações, empresas e contatos tem limite de 1.000 registros. Antes de colocar dois anos de clientes num sistema, saiba como eles saem.

O WhatsApp quase sempre está no plano pago. É o caso da HubSpot, da Zoho, do Bitrix24 e do Bigin, pelas páginas oficiais conferidas. Para quem vende pelo WhatsApp, a parte mais útil fica do lado de lá do preço.

A página muda, e às vezes se contradiz. Na página de preços do Bitrix24 em outubro de 2026, o cartão do plano Free dizia que ele é "100% grátis" para 1 ou 2 usuários, enquanto as perguntas frequentes da mesma página ainda falavam em "número ilimitado de usuários". Na dúvida, crie a conta e veja o limite dentro do sistema.

Dá para fazer um CRM de custo zero com planilha e WhatsApp Business?

Dá, e para muito negócio de uma ou duas pessoas é o melhor começo. O app WhatsApp Business é gratuito para baixar e usar, com uma mistura de recursos grátis e pagos, segundo a página dele no Google Play (WhatsApp Business no Google Play). Entre os recursos que ajudam a organizar estão as etiquetas, que separam e filtram as conversas, as respostas rápidas, que guardam as mensagens que você manda sempre, e as mensagens de saudação e de ausência (recursos do app WhatsApp Business).

Passo 1: crie cinco etiquetas no WhatsApp Business

Use as etapas da sua venda, e não mais que isso:

• Novo: chamou e ainda não recebeu resposta completa;
• Orçamento enviado: recebeu preço ou proposta;
• Retornar: pediu para você falar depois, ou sumiu e merece um toque;
• Fechou: comprou;
• Perdido: desistiu ou comprou de outro.

Toque e segure a conversa para etiquetar (o caminho muda um pouco entre Android e iPhone). Um aviso honesto: a etiqueta é um recurso do aplicativo, que muda de lugar entre versões. Entre as buscas que o Google sugere para "etiquetas whatsapp business", em outubro de 2026, estavam "sumiu" e "não aparece".

Passo 2: monte a planilha com oito colunas

Uma planilha do Google Planilhas ou do Excel, uma linha por cliente:

Adapte a coluna "O que quer" ao seu ramo. Para um corretor de imóveis: tipo de imóvel, bairro, faixa de valor e se vai financiar. Para uma clínica: procedimento e convênio. Para uma oficina: carro, ano e o problema.

Uma ficha só de digitação já é melhor do que nada, mas a de três linhas é a que funciona: o que a pessoa quer, em que pé está e o próximo passo com data. O modelo completo, com exemplo, está em CRM para WhatsApp: por que criamos o AutoCRM.

Passo 3: dez minutos no fim do dia

1. Abra a etiqueta "Novo" e passe cada conversa nova para a planilha.
2. Atualize a etapa de quem mudou de situação.
3. Ordene a planilha pela data do retorno e veja quem você precisa chamar amanhã.

Passo 4: meia hora por semana

Conte quantos clientes entraram, quantos fecharam e quantos perderam, e de onde vieram os que fecharam. Esse número diz se o anúncio, a indicação ou o Instagram está trazendo cliente de verdade. A diferença entre quem chamou e quem comprou está explicada em contato, lead e venda.

Onde o custo zero começa a falhar

• Quando entra mais gente no atendimento. Duas pessoas editando a mesma planilha, cada uma num celular, viram duas versões da verdade.
• Quando a etiqueta não basta. Ela não guarda data, não soma valor e não conta a história da negociação.
• Quando passar a conversa vira meia hora. Aí a planilha começa a atrasar, e planilha atrasada é pior que nenhuma, porque engana.
• Quando os clientes estão espalhados. Num site de freelancers, em outubro de 2026, uma empresa publicou um pedido para transcrever a base de clientes guardada em arquivos de bloco de notas, com nome e telefone, para uma planilha de Excel, avisando que o volume era grande e que o cuidado com nomes e números tinha de ser redobrado (99Freelas, 2026). Quanto mais tempo os clientes ficam soltos, mais caro sai juntar.

Por que o CRM fica desatualizado?

Porque a venda acontece num lugar e o registro, em outro. O cliente fala com você no WhatsApp, e o CRM depende de alguém copiar o que foi dito. Digitar não vende nada, então é a primeira tarefa a ficar para depois quando o dia aperta.

Os motivos que fazem um CRM morrer, e o remédio de cada um:

O último item é o que mais pesa. Faça a conta: 20 minutos por dia passando conversa para o CRM, em 21 dias úteis, são 7 horas por mês. É quase um dia inteiro de trabalho só copiando o que já está escrito no WhatsApp.

Foi para isso que o AutoCRM do Admaner foi criado. Com a Escuta do WhatsApp ligada, uma vez por dia o Admaner lê as conversas do seu WhatsApp Business de atendimento, escreve um resumo na ficha de cada cliente e ajusta a temperatura dele (Novo, Frio, Morno, Quente ou Comprou). Você continua atendendo pelo celular, do seu jeito. A Escuta nunca envia mensagem nem responde por você, e não ouve áudio: numa conversa só de áudio, o resumo sai curto ou não sai.

Quando o CRM grátis deixa de compensar?

Quando ele custa mais tempo do que dinheiro poupa. Quatro sinais:

1. Você bateu no limite. Mais gente no atendimento do que o plano aceita, ou mais contatos e notas do que cabem.
2. Você precisa do WhatsApp dentro do CRM. Nos planos conferidos, isso quase sempre está no pago.
3. Você gasta mais de 15 minutos por dia digitando. Some as horas do mês e compare com o preço de uma ferramenta que faça isso.
4. Você já perdeu um cliente por esquecimento. Um retorno esquecido num orçamento de R$ 2.000 paga muitos meses de qualquer plano pago.

E um sinal de que o grátis ainda serve: se você tem poucos clientes por semana e consegue responder as cinco perguntas do começo deste artigo sem esforço, não troque nada. CRM é ferramenta, não troféu.

E o AutoCRM, é gratuito?

Em parte, e vale ser exato. Criar a conta no Admaner é grátis, e organizar os leads no AutoCRM não usa créditos: cadastrar clientes, mudar a temperatura, anotar no histórico, filtrar e juntar fichas repetidas é de graça.

O que usa créditos é o trabalho que o Admaner faz sozinho:

• a leitura das conversas pela Escuta do WhatsApp, cobrada em créditos no Admaner pelo custo real de ler e resumir, normalmente poucos créditos por dia, segundo a Central de ajuda. Se os créditos acabam, a leitura pausa, o WhatsApp segue conectado e as mensagens ficam guardadas até a recarga;
• o aviso no WhatsApp a cada lead que chega pelo formulário do site. Esse lead só chega com o Código do Google (GTM) colado em todas as páginas do seu site e a captura de leads ligada.

Os 663 créditos de boas-vindas são liberados quando você conecta o Google Ads. Quem usa só o AutoCRM e a Escuta compra créditos por recarga, com pagamento único, sem mensalidade e sem plano. Para ligar a Escuta, o número de atendimento precisa estar no aplicativo WhatsApp Business, e o número continua no seu celular, funcionando igual.

Como escolher: lista de conferência

Resumo

• CRM é a lista dos clientes com o histórico, a etapa da venda e o próximo passo. Planilha bem feita também é CRM.
• HubSpot, Zoho CRM, RD Station CRM, Bitrix24 e Bigin têm plano grátis em 2026, de 1 a 4 usuários, cada um com o seu limite.
• Nos planos grátis conferidos, o WhatsApp fica no pago, com a exceção da extensão do RD Station para o WhatsApp Web.
• Teste de 14 dias não é plano grátis, e código aberto é grátis para baixar, não para manter.
• O custo zero existe: cinco etiquetas no WhatsApp Business, uma planilha de oito colunas e dez minutos no fim do dia.
• O CRM fica desatualizado porque alguém precisa copiar a conversa. Menos campos, um responsável e automatizar a digitação resolvem.
• No AutoCRM, organizar é grátis; a leitura automática das conversas pela Escuta usa créditos no Admaner, pelo custo real.